Allgemeine Sekretariatsaufgaben (60 %):

• Bearbeitung eingehender Anfragen, Terminkoordination, Aktenführung, Erstellen einfacher Statistiken nach Vorgabe, Eingabe und Pflegen von Veranstaltungsdaten inkl. Raumplanung, Eingabe und Pflege der Forschungsdatenbank, Betreuung der Homepage nach Vorgabe, Unterstützung bei der Planung von Dienstreisen, Bibliotheksarbeit, Korrekturlesen, Unterstützung bei Prüfungsangelegenheiten, Beschaffungen etc.

Verwaltung und Planung der Finanzen in Drittmittel- und anderen Forschungsprojekten sowie des Lehrstuhlhaushalts (35 %):

• Finanzplanung, -Überwachung, organisatorische Betreuung hinsichtlich der Finanzierung von Projekten

Unterstützung bei der Bearbeitung von Hilfskraftverträgen (5 %)

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Teilzeit 50 %
• Ein früherer Start (ab sofort) in einem Umfang von 25 % wäre möglich, Aufstockung auf 50 % erfolgt ab dem 01.02.2027

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12. (abhängig vom konkreten Arbeitsfeld)
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r); vorzugsweise mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Erfahrung in der Projektabwicklung
• Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
• Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchhaltungssystem (z. B. SAP)
• sehr gute Kenntnisse in der Textverarbeitung, Präsentationssoftware und Tabellenkalkulation
• sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2 – CEF)
• hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
• sehr hohe Organisationsfähigkeit
• Eigeninitiative / Engagement

• Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
• Erfahrungen in der Verwaltung
• Kenntnisse bzw. Erfahrungen im Umgang mit Homepages

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